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Il travel management nella PA: l`app mobile A.I.D.A

Ottimizzare i processi e ridurre i costi è il compito che le Pubbliche Amministrazioni italiane oggi sono chiamate a svolgere mettendo in atto politiche di miglioramento degli investimenti a tutto campo, le quali devono anche essere in grado di preservare e garantire la qualità dei servizi pubblici erogati sia nei confronti dei cittadini, sia dei dipendenti. Come è possibile vincere una sfida tanto ardua? Puntare all’efficienza dei processi interni è il primo passo, già iniziato in alcuni settori della PA, verso lo sviluppo di strategie di risparmio e miglioramento; il secondo è dotarsi di una tecnologia e soluzioni adeguate che siano in grado di efficientare e semplificare determinati processi amministrativi. 

“Sviluppare strategie di risparmio attraverso l’automazione e l’innovazione di processo, è la strada per la realizzazione di un settore pubblico più efficiente e meno costoso ed è anche l’obiettivo indicato dagli Enti interpellati in questo Studio, afferma Cecilia Pantaleo, Sales Management Coordinator di AirPlus International Italia. Il nostro Company Account per la Pubblica Amministrazione è un sistema di pagamento virtuale accettato dal circuito UATP e da quello MasterCard, il più esteso in termini di esercizi commerciali, ed è stato creato per aiutare gli Enti a gestire le spese di trasferte dei propri dipendenti in modo semplice, efficiente e trasparente riducendo i tempi e i costi di gestione. Per le spese in viaggio da parte dei dipendenti invece, AirPlus ha creato una app, Mobile A.I.D.A., utilizzabile attraverso smarphone e tablet. I pagamenti possono essere comodamente gestiti direttamente in trasferta dai dipendenti che ne avranno facoltà ed autorizzazione. Infatti, generando carte di credito virtuali “single use”, potranno pagare e inserire informazioni descrittive della transazione quali capitolato di spesa ed eventuali autorizzazioni. Contestualmente l’Ente avrà la visibilità immediata degli importi e delle spese effettuate durante la trasferta del dipendente”.
 

In uno scenario particolarmente complesso e frammentato come quello della PA italiana AirPlus International Italia – multinazionale specializzata in soluzioni di pagamento e analisi delle spese di viaggio d’affari – in collaborazione con gli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano e Forum PA ha sviluppato la ricerca “Il Travel Management nella PA", una fotografia attuale dei trend e dei bisogni della PA in tema di gestione e pagamento delle spese di viaggio. A fronte della revisione di spesa, lo studio evidenzia le necessità del settore pubblico di attuare processi amministrativi integrati capaci di favorire i principi di correttezza amministrativa, trasparenza, efficacia ed efficienza anche nell’ambito viaggi e trasferte, facendo uso di soluzioni tecnologiche abilitanti, quali i pagamenti elettronici. 

La gestione delle trasferte

uno scenario diviso tra chi si avvale dell’intermediazione delle agenzie di viaggi (38%) e chi delega prenotazione e organizzazione della trasferta ai singoli dipendenti (33%). Il 41% del personale in viaggio anticipa le spese di prenotazione, nel 46% vengono, invece, pagate, dall’agenzia di viaggi. Lo studio, condotto su 67 enti del settore pubblico appartenenti alla PA centrale, locale, enti di ricerca, Agenzie Governative e Sanità, ha mostrato come il 38% delle istituzioni si avvalga dell’intermediazione di un’agenzia di viaggi, centralizzando su di essa le fasi di prenotazione e organizzazione, e il 46% degli Enti demandino alle Travel Agency l’aspetto di gestione del
pagamento delle spese pre-viaggio.

Sono il 33% le istituzioni che hanno dichiarato che l’organizzazione e la prenotazione è affidata, invece, ai singoli dipendenti. Oltre una pubblica amministrazione su quattro (29%) afferma, infine, che nella propria struttura esiste un ufficio con funzioni di travel management, deputato all’organizzazione delle trasferte. Quasi la metà dei dipendenti pubblici anticipa le spese di prenotazione delle trasferte e circa la totalità se ne fa carico durante il viaggio Proprio l’aspetto della gestione dei pagamenti dei viaggi diviene un fattore critico per molte PA che non hanno ancora introdotto sistemi digitali unici, completi e integrati per l’amministrazione di quest’area.

E’ durante la trasferta che il dipendente pubblico si fa maggior carico dei costi: infatti, nel 91% degli intervistati le spese “on trip” vengono pagate direttamente dai dipendenti pubblici in missione di lavoro. Il 61% riconosce nell’esborso da parte dei dipendenti la principale problematica legata alla gestione delle trasferte. Ne consegue che in ambito travel management l’esborso economico personale dei dipendenti in trasferta viene segnalato dai rispondenti (61%) come la principale criticità a cui le Pubbliche Amministrazioni oggi devono far fronte e le cui cause sono da ricercare nelle modalità stesse di gestione delle spese di viaggio. 

Esiste poi una difficoltà di integrazione tra sistemi informativi diversi, dichiarata dal 33% degli intervistati, a cui fanno seguito eccessivi tempi amministrativi per gestire il processo delle trasferte (31%) spesso dovuti a un’elevata frammentazione delle funzioni ICT, alla mancanza di eterogeneità dei processi e, in alcuni casi, dall’assenza stessa di specifiche soluzioni a supporto. Ciò comporta anche una difficoltà di contabilizzazione dei documenti relativi alle trasferte e dei pagamenti puntuali dei fornitori (8% per entrambi), fino ad arrivare al 4% della Pubbliche Amministrazioni che dichiarano di non avere nessun tipo di controllo sulla spesa. Se si analizza più da vicino la ‘maturità digitale’ del settore pubblico e quindi il livello di adozione di strumenti IT nella gestione delle trasferte ci si rende conto che essi sono già stati introdotti in quasi la metà dei rispondenti, sia per quanto riguarda la prenotazione dei viaggi (45%), sia per la gestione dei rimborsi delle spese (43%).

Tra gli Enti non ancora informatizzati è forte l’interesse verso questo tipo di soluzioni, soprattutto a supporto della gestione dei rimborsi spese (41%). Due gli obiettivi principali delle Pubbliche Amministrazioni: raggiungere una maggiore efficienza interna dei processi di contabilizzazione e gestione delle spese e ridurre gli esborsi personali dei dipendenti in missione. 

Dalle risposte emergono chiari due obiettivi che le Pubbliche Amministrazioni si pongono come prioritari: il primo è una maggiore efficienza interna raggiungibile attraverso un controllo sulle spese (42%) e una contabilizzazione chiara, trasparente ed efficace (48%) grazie all'introduzione di soluzioni IT integrate (38%). L'altro è dato dal livello di servizio offerto ai dipendenti (indicato dal 42% degli enti) che punta a eliminare gli esborsi personali di denaro, con l'uso di soluzioni di pagamento elettronico. 

Secondo Paolo Catti, Direttore della Ricerca degli Osservatori Digital Innovation della School of Management del Politecnico di Milano, “E’ interessante notare come nella PA italiana si stia assistendo a una crescente sensibilità nei confronti degli strumenti ICT a supporto dei processi, anche quelli di gestione di viaggi e missioni. I principali sviluppi futuri si basano sull’introduzione di innovazioni digitali, che prevedono una revisione dei processi di gestione dei rimborsi spese e delle prenotazioni e di strumenti di pagamento elettronico per le spese di viaggi/missioni, che consentirà di ridurre l’esborso personale dei dipendenti”.

Pagamenti elettronici e carte di credito virtuali sono gli strumenti abilitanti per una gestione ottimale delle spese di trasferta. Nello studio appare costante il concetto di come una gestione più efficiente delle spese di viaggio passi attraverso l'introduzione di strumenti che da un lato facilitino il controllo, la trasparenza e l’integrazione dei sistemi dell’Ente e dall’altro riducano l’esposizione economica diretta del personale. Tra gli strumenti per la realizzazione di un Pubblica Amministrazione sempre più digitale e una gestione delle spese di viaggio sempre più efficiente, un ruolo strategico è giocato dai pagamenti elettronici e tra questi le carte di credito virtuali e carte lodge, il cui utilizzo facilita la messa a punto di processi fortemente automatizzati per la gestione dei pagamenti dei fornitori, la riduzione degli anticipi delle spese di trasferta da parte dei dipendenti e la loro riconciliazione. Ma quanto il settore pubblico conosce ed è pronto alla loro adozione per gestire le spese di viaggio? Tra gli Enti rispondenti, il 44% conosce l’esistenza di soluzioni di pagamento virtuali ma il loro livello di adozione è pressoché nullo. Il 15% ha adottato carte di credito corporate intestate al dipendente oppure all’ente stesso (15%), e un ulteriore 11% sta valutando la loro introduzione. Colpisce la percentuale del 24% di chi non ha nessun interesse verso questo genere di soluzioni di pagamento, che potrebbero invece risolvere le criticità legate all’anticipo delle spese da parte del dipendente, come rivelano le aspettative degli intervistati che si auspicano un aumento degli anticipi diretti degli Enti in fase di prenotazione e un utilizzo delle carte di credito gestite centralmente durante le missioni. 

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